事務效率主要指與TPM咨詢活動相關的開發設計、運營部、人力、財務、采購、物流、倉儲等（非生產活動）相關工作八大浪費的改善。

事務改善的目的與意義

事務作業的特點是費人、費事、費成本。同時因事務工作對生產會產生影響，因此有必要對事務工作進行簡化流程、提高辦事效率、規范事務工作，以確保設生產效率的提高。在TPM咨詢活動中，事務效率改善是幫助生產活動順利進行的后勤保障。因此企業必須找到完善事務改善的主要措施，推動企業發展。

事務效率改善步驟

事務效率改善八步法：1.成立事務改善專業組；2.決定課題；3.現狀調查；4.找出和歸納問題點；5.改善方案制定；6.改善實施；7.效果確認；8.標準化

一、成立事務改善專業組

在TPM咨詢活動中，事務改善管理的核心在于設置合理 、有效的行政管理規章制度和組織架構，使各部門、各崗位在行政管理部門的協調下處于良好的運作狀態。而在TPM咨詢活動中組建的事務專業組，負責推動全公司事務改善活動，制定事務改善計劃，制定公司層面的事務改善目標，監督各部門的執行情況。

二、決定課題

此步驟需要對現行業務進行梳理盤點，量化分析，流程顯在化，之后從TPM咨詢活動中事務作業的八大浪費著眼，將業務中不滿足需求的和業務人員工作飽和度低的流程重點篩選出來進行改善。

TPM咨詢活動中，事務工作存在的八大浪費指：

1. 管理浪費（無計劃、等指示、情報不充分等）；
2. 程序浪費（不必要的作業、作業流程不合理、部門壁壘、作業分擔、重復作業等）；
3. 停滯浪費（前工序延期后工序等待停滯、速度低下、作業周期設定不合理）；
4. 物流浪費（交通手段、搬運、聯絡、布局）；
5. 作業動作浪費（業務作業未標準化、文件處理、業務道具、辦公未自動化）；
6. 熟練度浪費（自身業務技能不熟、支援人員不熟悉、指導下屬）；
7. 協調浪費（會議、異常調整、溝通浪費）；
8. 不良浪費（差錯、修改、事后處理）。

三、現狀調查

此步驟使用MK卷紙分析法將PM咨詢活動中事務工作的每一步顯在化，發現不合理采取措施進行改善。所謂MK卷紙分析法是因為卷紙上越拉越長的特點而得名。方法是將工作流程按步驟一一寫在白板上，然后將工序項對應的數據、表格再貼在相應工序下面，針對每一流程步驟分析所產生的浪費，最后針對問題點梳理改善方案。

四、找出和歸納問題點

將調查的每一個流程步驟，從八大浪費角度梳理總結歸納問題點。

五、改善方案制定

針對梳理出的問題點進行流程優化和改善。其中流程優化可以使用ECRS分析法（取消、合并、重組、簡化），將每一個問題制定出詳細的改善方案。

TPM咨詢活動中事務改善的三大原則是效率化、少量化、規范化。

效率化，就是簡化工作流程、提高作業效率；

少量化，就是簡化事務工作的手續，合并相同性質的工作，刪除作用不大的工作，減少不產生效益的事務工作項目；

規范化，就是方法、流程制度化、動作標準化、浪費明顯化。

六、改善實施

在實施改善方案之前，TPM咨詢活動事務改善小組應該充分分析改善方案的益處，以獲取最高決策層的批準與有力的支持，然后讓實際推行及相關單位理解和配合。改善方案的實施由事務小組負責推動，但其他推行單位同心協力是事務改善方案成功的關鍵。

TPM咨詢活動的事務改善小組應對事務推行單位的人員進行培訓，幫助他們在心理上或事務改善技巧上有所準備。方案實施應該設有3-6個月的試行期，因為通常在更換制度期間，發現有不妥當的地方應立即修正，然后再根據修正后的方案逐步完善實施。

七、效果確認

TPM咨詢活動的事務改善方案實施后，可從以下三方面進行改善效果對比：

1. 節省多少事務作業時間的節省
2. 提高多少事務作業效率的提高
3. 事務作業成本降低

八、標準化

TPM咨詢活動的事務改善方案經過試行期，應將最終完善的方案標準化、制度化以鞏固改善成果。同時需要注意點以下推行要點：

1. 梳理流程中的組織架構，明確事務管理人員責、權、職層面的結構體系。
2. 具體工作任務到人，明確分工。
3. 新增或優化后的流程應制度化，并持續完善。
4. 改善案例展開，舉一反三。
5. 相應的激勵制度

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